Skenovanie firemnej agendy (účtovných dokumentov)

Popis služby

Služba zahŕňa skenovanie, indexáciu a uloženie zdigitalizovaných účtovných dokumentov na archívne médiá spolu s programom
na vyhľadávanie, prezeranie a tlač dokumentov.

Užívateľ takto môže pomocou jednoduchej aplikácie „Find and View“, ktorej inštalačné súbory sú súčasťou dodávky, zoskenované dokumenty jednoducho prehliadať, vyhľadávať podľa dostupných indexov, tlačiť, odosielať e-mailom, vytvárať PDF súbory, exportovať príslušné indexy a podobne. Súčasťou exportu môže byť aj uloženie zoskenovanej dokumentácie vo výstupnej zložkovej štruktúre s popisnými metadátovými súbormi (najčastejšie vo forme *.xml), využitím ktorých je možné pomocou skriptov dávkovo naimportovať zoskenované dokumenty spolu s indexmi do akéhokoľvek DMS (systému pre správu dokumentov).

Technológie spoločnosti NUPSESO, a.s. umožňujú riadiť a čiastočne automatizovať spracovanie dokumentácie pomocou čiarových kódov a tak dosiahnuť vysokú efektivitu a presnosť pri digitalizácii. Čiarovými kódmi je možné označovať a neskôr identifikovať všetky elementy vo fáze spracovania – od archívneho skladu, regálu, police, krabice, šanónu, až po jednotlivé dokumenty a ich indexy. Zákazník takto získava možnosť uložiť spolu so skenovaným dokumentom aj všetky potrebné informácie na neskoršiu lokalizáciu originálneho dokumentu. V praxi je tak možné u zákazníka bežne používať digitalizovanú dokumentáciu a originály profesionálne skladovať a archivovať mimo priestorov zákazníka. Na požiadanie je možné dohľadať a doručiť originál.

Vstupné dokumenty

Predpokladanými dokumentmi pre digitalizáciu sú bežné účtovné dokumenty založené hierarchicky v šanónoch v prevažnej miere neviazané resp. jednoducho spinkované alebo sponkované, ktoré budú digitalizované vysokovýkonnými skenermi s podávačom.

Skenovať je samozrejme možné taktiež viazané dokumenty (brožúry, notársky overené dokumenty, certifikáty, ...), rozmernejšie dokumenty (noviny, mapy, výkresy, ...), vložené materiály ( obaly, médiá, ... iné materiály skenované na plochom lôžku) a pod.

Preprava dokumentov

Spoločnosť NUPSESO, a.s. zabezpečí na požiadanie zákazníka taktiež prepravu dokumentov na digitalizáciu a späť.

Viac informácií

 

Proces spracovania

Príprava dokumentov a návrh spôsobu spracovania

Okrem samotnej prípravy dokumentov pred skenovaním sa vykonáva ich podrobná analýza a návrh spôsobu spracovania. So zákazníkom je tiež podrobne rozpracovaná metodológia indexovania dokumentov. Z tejto analýzy následne vychádza nastavenie technológie a celkového procesu, ako aj štruktúra a možnosti vyhľadávania vo výslednom produkte.

Celková príprava, skenovanie a export je vykonávaná dávkovo – po šanónoch. V procese spracovania tvorí spravidla jeden fyzický šanón jednu dávku.

Skenovanie dokumentov

Vaše dokumenty spracujeme v zabezpečenom skenovacom centre. Digitálne dokumenty budú uložené na ftp serveri so zabezpečeným prístupom. Digitalizácia je vykonávaná skenermi s automatickým podávačom, plochým lôžkom alebo v prípade rozmernejších dokumentov veľkoplošnými skenermi.

Skenovanie je možné vykonávať farebne, v škále šedi, alebo čiernobielo v rôznych rozlíšeniach DPI.

Počas skenovania sleduje operátor kvalitu výstupných obrazov, v prípade potreby preskenuje nevyhovujúce obrazy alebo zmení parametre zariadení pre dosiahnutie optimálneho obrazu.

Indexácia

Po zoskenovaní prebieha indexácia dokumentov.

Indexy je možné snímať z čiarových kódov, z tlačených textových reťazcov na dokumentoch, zadávať z definovaného listingu alebo manuálne vpisovať operátorom.

Indexy môžu byť definované na úrovni celého šanónu, jeho zložiek a jednotlivých dokumentov. Pre príklady indexácie kliknite sem.

Kompletizácia dokumentov po skenovaní

Po procese samotnej digitalizácie nasleduje spätná kompletizácia dokumentov do pôvodných šanónov. Vo väčšine prípadov sú jednotlivé listy dokumentov zošité spinkou a vložené spätne do zložiek a šanónov tak, ako boli zoradené pôvodne.

Ak zákazník nepožaduje spätné spinkovanie, resp. dokumenty budú po zoskenovaní skartované, je možné znížiť celkové náklady na realizáciu.

Výstup zdigitalizovaných dokumentov

Digitalizované dokumenty budú uložené vo výstupnej štruktúre KODAK Document CD for Find and View. Súčasťou odovzdávaných médií sú inštalačné súbory aplikácie „Find and View“, pomocou ktorej má zákazník možnosť prezerať a vyhľadávať v archíve.

Okrem výstupu vo forme aplikácie „Find and View“ je možné zákazníkovi vyhotoviť zároveň výstup do priamo podporovaných destinácií resp. vo výstupnej zložkovej štruktúre s popisnými metadátovými súbormi (najčastejšie vo forme *.xml) pre neskorší import do akéhokoľvek DMS (systému pre správu dokumentov).

Výstupné dokumenty môžu byť uložené napr. na optické médiá (CD, DVD, BD, ...), prenosné „flashové“ médiá alebo externé HDD, prípadne môžu byť transportované elektronicky cez zabezpečené kanály (VPN, Secure FTP, ...) priamo k zákazníkovi.

Pre viac informácií o podporovaných destináciách a možnostiach výstupných formátov kliknite sem.