qub - Document Management System

DMS qub

Softvér qub DMS je jednoducho inštalovateľná a užívateľsky prívetivá aplikácia,
ktorá vám pomôže vniesť poriadok do vašich papierových dokumentov.
Z akejkoľvek multifunkcie, prípadne dokumentového skenera, môžete dáta
ukladať priamo do qubu.

 

Stiahnuť DEMO

 

Čo je DMS?

DMS je počítačový systém pre popisovanie, vyhľadávanie a prezentáciu elektronických dokumentov. Dokumentom môžu byť napr. zmluvy, faktúry, manuály, apod. Papierové dokumenty sa pred vložením do systému skenujú.

DMS pomáha jednotlivcom, pracovným skupinám a veľkým podnikom zefektívniť organizáciu dokumentov. Nasadením DMS vzniká jednotný a pevný poriadok pri práci s informáciami. Pre používateľov to znamená dosiahnutie výrazného zvýšenia rýchlosti vyhľadania požadovanej informácie, zjednodušenia a štandardizácie procesu publikácie a distribúcie dokumentov. To všetko vedie k zvýšeniu produktivity práce zamestnancov. DMS je určený každému, kto potrebuje jednoducho a rýchlo ukladať dokumenty s možnosťou rýchleho vyhľadávania.

Súčasťou systému je integrované workflow umožňujúce so založením dokumentu do systému spojiť postupnosť úloh, ktoré majú byť s dokumentom vykonané. Systém riadi a sleduje plnenie týchto úloh.

Prínosy DMS

  • Centralizované ukladanie
  • Rýchle vyhľadanie požadovaných dokumentov
  • Riadený obeh dokumentov po organizácii
  • Veľká úspora času pri práci s dokumentmi
  • Ochrana dokumentov pred zničením
  • Zrýchlenie obehu dokumentov po organizácii
  • Riadený prístup k dokumentom pomocou oprávnení
  • Celkové zníženie nákladov na archiváciu dokumentov

 

Digitalizácia

  Popis   K vyriešeniu   Vyhľadanie

Dokumenty sa na vstupe do systému digitalizujú. K digitalizácii je možné použiť buď dokumentové skenery alebo multifunkčné zariadenie ľubovoľného výrobcu. Výstupom digitalizácie je dokument vo formáte PDF, ktorý je fulltextovo prehľadávateľný. Súbory môžu tiež vznikať priamo z aplikácií, ktoré podporujú ukladanie do PDF formátu.

->

U každého dokumentu sú po digitalizácii vyplnené jeho vlastnosti. Vlastnosťou je napríklad číslo spisu, ktorého sa dokument týka, alebo meno osoby, ktorá dokument zaslala. Vlastnosti slúžia k následnému rýchlemu vyhľadaniu dokumentu v systéme.

->

Každý dokument, ktorý vstúpi do systému, je možné vyriešiť pomocou sady po sebe idúcich úloh. Tak napríklad: Po vstupe dokumentu so sťažnosťou sa automaticky zobrazí úloha užívateľovi, ktorý má na starosti vybavovanie tejto agendy.

->

Dokument je v systéme možné vyhľadať podľa vyplnených vlastností. Teda napríklad zadáte číslo spisu a systém okamžite zobrazí zoznam všetkých dokumentov, ktoré sa daného spisu týkajú.

 

 

Prehľad systému

  Hlavné funkcie   Systémové požiadavky   Licencovanie & cenník  
 

Stiahnuť DEMO